Bons de livraison numériques : ne perdez plus jamais un bon sur le chantier

Le fournisseur livre 50 sacs de ciment sur le chantier. Le chauffeur donne un bon. Le chef d'équipe signe, met le bon dans sa poche, et le soir il se retrouve quelque part dans la camionnette. Ou pas.

📋 En bref : Les bons de livraison papier sont les documents les plus perdus dans la construction. Une simple photo du bon avec le smartphone, liée au projet, prend 2 secondes et vous protège contre les facturations erronées des fournisseurs et les problèmes lors des contrôles TVA.

Les bons de livraison sont parmi les documents les plus perdus dans la construction. Ils sont petits, ils sont signés sur le chantier par tous les temps, et ils finissent dans des poches de pantalon, des boîtes à gants et des boîtes à chaussures.

Jusqu'au moment où vous en avez besoin. Le fournisseur facture 60 sacs de ciment au lieu de 50. Ou il y a un litige sur la qualité du matériau livré. Ou votre comptable demande une preuve pour la facture d'achat.

Le problème du papier

Un bon de livraison papier suit ce parcours : le chauffeur donne le bon, le chef d'équipe signe, le chef d'équipe le met dans sa poche, le chef d'équipe le remet (on l'espère) au bureau, quelqu'un scanne ou copie le bon, le bon est archivé dans le projet.

En pratique, ça s'arrête à l'étape 3 ou 4. Le bon disparaît. Ou il est illisible à cause de la pluie. Ou il est retrouvé trois mois plus tard dans la camionnette.

La version numérique

Le chef d'équipe prend une photo du bon de livraison avec son smartphone. Dans l'application, il lie la photo au projet. Il note : fournisseur, ce qui a été livré, et combien. C'est tout.

Le bon est maintenant stocké numériquement dans le bon projet. Consultable. Impossible à perdre. Disponible pour le comptable, le chef de projet et le client.

Si le système est intelligent, il associe plus tard le bon de livraison à la facture d'achat du fournisseur. La facture indique 50 sacs de ciment à 8 €, le bon de livraison confirme 50 sacs. C'est correct.

Ce qui doit figurer sur un bon de livraison

La date de livraison. Le nom du fournisseur. Ce qui a été livré (description et quantité). La signature du réceptionnaire (le chef d'équipe). L'adresse de livraison (le chantier).

Si le chef d'équipe constate à la réception qu'il y a moins que ce qui figure sur le bon, il le note sur le bon avant de signer. "Reçu : 45 sacs au lieu de 50." Cette annotation est votre preuve auprès du fournisseur.

Pourquoi c'est indispensable par projet

Des bons de livraison qui ne sont pas liés à un projet n'ont aucune valeur pour votre comptabilité. Votre comptable veut savoir : ce matériau a été acheté pour le projet X. C'est une charge d'entreprise qui peut être déduite.

Lors d'un contrôle TVA, le fisc veut voir que vos factures d'achat correspondent aux livraisons sur des projets spécifiques. Des bons en vrac dans une boîte à chaussures ne convainquent personne.

Dans Enfin, les bons de livraison sont liés au projet. Le coût est automatiquement comptabilisé dans le budget du projet. Vous voyez par projet combien de matériau a été livré et ce que cela a coûté.

Créer l'habitude

Faites-en une règle : pas de livraison sans photo du bon. Le chef d'équipe photographie chaque bon à la réception. Deux secondes de travail.

Si vous travaillez avec Enfin, le chef d'équipe ouvre le projet dans l'application, prend une photo du bon, et le système enregistre tout. Si vous travaillez sans logiciel, il envoie la photo vers un dossier partagé par projet.

Après deux semaines, c'est devenu une routine. Et vous n'aurez plus jamais de discussion avec un fournisseur sur ce qui a été livré ou non.