Du projet à la facture : facturez directement depuis votre administration de projet

Le projet est terminé. Il faut maintenant faire la facture. Vous ouvrez Word, cherchez le devis, copiez les montants, ajustez la TVA et espérez ne rien oublier. Il y a plus simple.

📋 En bref : Générer une facture directement depuis le projet prend 2 à 5 minutes au lieu de 15 à 30 minutes manuellement, avec zéro risque d'erreur de TVA ou de poste oublié. Pour 10 factures par mois, c'est une semaine de travail gagnée par an et des notes de crédit évitées.

Le passage du projet à la facture est chez beaucoup d'entrepreneurs un processus manuel. Le devis se trouve dans un système (ou dans un fichier Word), le projet tourne dans votre tête ou sur un planning, et la facture est créée dans un autre programme. Chaque transfert d'information comporte un risque d'erreur.

Le problème

Sur un projet de 25 000 € avec six postes, le risque de mal recopier un montant lors de la facturation est réel. Ou vous oubliez un poste. Ou vous appliquez le mauvais taux de TVA.

De plus : si vous avez réalisé des travaux supplémentaires pendant le projet, vous devez les facturer séparément. Mais où se trouvent ces travaux supplémentaires ? Sur un bon de travaux supplémentaires quelque part dans votre boîte mail ? Dans un message WhatsApp ?

Et si vous envoyez un état d'avancement ? Alors vous devez suivre ce qui a déjà été facturé, ce qui reste ouvert et quel est le solde restant. Dans Word ou Excel, cela devient un calcul que vous refaites à chaque facture.

Le flux idéal

Le projet contient l'information. Les postes du devis sont devenus des éléments de projet. Chaque élément a une description, un montant devisé et un statut (planifié, en cours, terminé).

Lors de la facturation, vous sélectionnez les éléments à facturer. Le logiciel crée la facture avec les bons montants, le bon taux de TVA (paramétré au niveau du projet) et les coordonnées du client (reprises du projet).

Pour un état d'avancement : vous sélectionnez les éléments terminés. Le logiciel calcule ce qui a déjà été facturé, le montant de cette fois-ci et le solde restant.

Pour les travaux supplémentaires : ils figurent comme éléments de projet distincts, créés pendant le projet. Vous les sélectionnez lors de la facturation et ils apparaissent comme postes séparés sur la facture.

Plus de copier-coller, plus d'erreurs de calcul, plus de postes oubliés.

Dans Enfin

Dans Enfin, cela fonctionne exactement ainsi. Le devis devient un projet, les postes du devis deviennent des éléments de projet. Pendant le projet, vous ajoutez d'éventuels travaux supplémentaires comme éléments additionnels.

Lors de la facturation, vous cliquez sur « Créer une facture ». Vous sélectionnez les éléments à facturer (tout, ou une sélection pour un état d'avancement). La facture est générée avec tous les montants et taux de TVA corrects. Vous vérifiez, ajustez éventuellement et envoyez.

La facture fait référence au projet et au devis original. Pour un état d'avancement, vous voyez sur la facture : total devisé, déjà facturé, cette fois-ci, solde restant.

Sans logiciel

Si vous ne travaillez pas encore avec un logiciel, vous pouvez améliorer le flux avec une règle simple : utilisez votre devis comme base pour votre facture. Ouvrez le devis, copiez les postes, ajustez les montants (s'il y a des travaux supplémentaires) et créez la facture.

Tenez un suivi par projet : montant du devis, montant facturé (par facture) et solde restant. Un simple tableau dans un tableur suffit.

Mais dès que vous gérez plus de cinq projets simultanément, ce tableau devient un travail à temps plein. C'est le moment où un logiciel se rentabilise.

Le gain de temps

Créer une facture manuellement prend 15 à 30 minutes. Chercher le devis, recopier les montants, calculer la TVA, remplir les coordonnées du client, vérifier.

Générer une facture depuis le projet prend 2 à 5 minutes. Sélectionner, vérifier, envoyer.

Pour 10 factures par mois, vous gagnez 2 à 4 heures. Par an, 25 à 50 heures. C'est une semaine de travail complète que vous pouvez mieux consacrer à la rédaction de devis ou à la présence sur le chantier.

En plus : moins d'erreurs. Pas de mauvais taux de TVA, pas de postes oubliés, pas d'erreurs de calcul. Chaque erreur que vous ne faites pas, c'est une note de crédit que vous n'avez pas à envoyer et une discussion que vous n'avez pas à mener.