Boekhoudprogramma voor aannemers: waar moet je op letten?

Niet elk boekhoudprogramma is geschikt voor een bouwbedrijf. Hier is waar je op let bij het kiezen, en welke opties er zijn in België.

📋 Samenvatting: Aannemers hebben geen boekhoudprogramma nodig, maar een facturatiesysteem met goede boekhoud-export — je boekhouder doet de rest. Let bij de keuze op ondersteuning voor drie btw-tarieven, medecontractant-regeling, Peppol/UBL en opeenvolgende factuurnummering. Billit past bij eenmanszaken, Enfin bij bouwbedrijven met 5-20 werknemers, en Exact Online bij grotere bedrijven.

Een boekhoudprogramma voor een consultancybureau is simpel: uren × tarief = factuur. Voor een aannemer is het complexer: meerdere btw-tarieven per project, vorderingsstaten, meerwerken, materiaalkosten per werf, onderaannemersfacturen, en de medecontractant-regeling. Niet elk pakket kan dat.

De Belgische vereisten

Elk boekhoudprogramma voor een Belgisch bouwbedrijf moet minstens het volgende ondersteunen.

Drie btw-tarieven (6%, 12%, 21%). Per factuur en per factuurregel. Met de mogelijkheid om per project het standaardtarief in te stellen.

De medecontractant-regeling. Automatische vermelding "Btw verlegd, artikel 20 KB nr. 1" op facturen aan btw-plichtige aannemers. Zonder btw op de factuur.

Opeenvolgende factuurnummering. Wettelijk verplicht in België. Het systeem mag geen gaten toelaten.

Gestructureerde mededeling. De Belgische +++ formaat mededeling op facturen voor automatische bankverwerking.

Peppol/UBL-ondersteuning. Verplicht voor B2G (overheidsfacturatie) en binnenkort voor B2B.

Export naar boekhoudpakketten. Je boekhouder werkt waarschijnlijk met Yuki, Octopus, Horus, Winbooks of Exact. Je software moet data kunnen exporteren in een formaat dat hun pakket inleest.

De opties in België

Alleen boekhouding: Yuki, Octopus, Horus en Winbooks zijn puur boekhoudpakketten. Ze zijn sterk in wat ze doen, maar ze zijn geen facturatietools. Je boekhouder werkt ermee, jij niet (tenzij je je eigen boekhouding doet).

Facturatie + boekhouding: Billit combineert facturatie met een boekhoudmodule. Eenvoudig, goedkoop, geschikt voor kleine zelfstandigen. Maar beperkt in projectbeheer.

Exact Online is een volwaardig ERP met sterke boekhouding. Geschikt voor grotere bedrijven, maar complex en duur.

All-in-one met boekhouding: Teamleader heeft facturatie met export naar boekhoudpakketten. Geen eigen boekhouding, maar goede integraties.

Enfin heeft facturatie, onkostenbeheer, bankaflettering en btw-overzichten. Geen eigen boekhouding (je hebt nog steeds een boekhouder nodig), maar alles wat de boekhouder nodig heeft wordt aangeleverd: facturen met correcte nummering, btw-uitsplitsing per kwartaal, en digitale bonnetjes.

Wat je echt nodig hebt

De eerlijke vraag: heb je een boekhoudprogramma nodig, of een facturatieprogramma met goede boekhoud-export?

Als je een boekhouder hebt (en de meeste aannemers hebben dat), heb je geen boekhoudprogramma nodig. Je hebt een systeem nodig dat correcte facturen maakt, bonnetjes digitaliseert, en alle gegevens netjes aanlevert bij je boekhouder.

De boekhouding zelf (btw-aangifte, jaarrekening, belastingberekening) laat je aan de boekhouder over. Dat is zijn vak.

De keuze

Voor een zelfstandige aannemer met minder dan 10 facturen per maand: Billit. Simpel, goedkoop, doet wat het moet doen.

Voor een bouwbedrijf met 5-20 werknemers dat ook offertes, projecten en werfbeheer wil: Enfin. Alles in één systeem, met automatische btw-logica en boekhouder-export.

Voor een groter bedrijf met 20+ werknemers en complexe financiële rapportage: Exact Online, met een implementatiepartner.

Wat je ook kiest: zorg dat het de Belgische btw-regels ondersteunt, Peppol kan, en je boekhouder ermee kan werken. De rest is comfort.