Leveranciers beheren: van bestelbon tot betaling

Je werkt met tien leveranciers. Bouwpoint voor cement, Facq voor sanitair, een lokale houthandel, drie onderaannemers. Hoe hou je overzicht over wie je wat moet?

📋 Samenvatting: Goed leveranciersbeheer draait om drie dingen: cashflow beheersen (weet hoeveel je wanneer moet betalen), btw-aftrek veiligstellen (elke aankoopfactuur correct boeken), en projectkosten kennen. Vergeet ook niet de inhoudingsplicht bij onderaannemers te checken — anders betaal jij hun schulden.

Leveranciersbeheer klinkt als iets voor grote bedrijven met een inkoopafdeling. Maar elke aannemer met meer dan vijf leveranciers heeft er baat bij om overzicht te houden.

Het basisoverzicht

Per leverancier wil je weten: wat koop je er, hoe vaak, welke betalingsvoorwaarden, en hoeveel sta je open.

Bouwpoint: materiaal, wekelijks, 30 dagen betalingstermijn, €2.400 openstaand. Facq: sanitair, per project, 14 dagen, €0 openstaand. Elektricien Janssen: onderaanneming, per project, 30 dagen, €3.200 openstaand.

Dat overzicht heb je nodig voor drie dingen: je cashflow beheren (hoeveel moet je de komende weken betalen), je btw-aftrek (alle aankoopfacturen correct boeken), en je projectbudget (welke kosten zijn er per project gemaakt).

Aankoopfacturen verwerken

Elke leveranciersfactuur die binnenkomt, moet drie dingen krijgen: een scan (digitaal bewaard), een projectkoppeling (als het projectgebonden is), en een betaalstatus.

De meeste aannemers ontvangen leveranciersfacturen per mail (PDF) of per post (papier). Bij mail: bewaar de PDF in het projectdossier. Bij papier: scan en bewaar digitaal.

In Enfin registreer je leveranciersfacturen in de onkostenmodule. Per factuur: leverancier, bedrag, btw, datum, en project. Na betaling wordt de factuur automatisch afgeletterd met de bankverrichting.

De betalingsplanning

Als je elke factuur betaalt zodra hij binnenkomt, is je cashflow onvoorspelbaar. Beter: plan je betalingen.

De meeste leveranciers geven 14 tot 30 dagen betalingstermijn. Gebruik die termijn. Niet om te laat te betalen (dat beschadigt de relatie), maar om je betalingen te plannen.

Eén keer per week: bekijk welke leveranciersfacturen deze week vervallen en betaal ze. Dat is 15 minuten per week en je bent altijd op tijd.

Korting bij snelle betaling

Sommige leveranciers geven korting bij snelle betaling. "2% korting bij betaling binnen 8 dagen." Bij een factuur van €5.000 is dat €100 korting. Bij 10 facturen per jaar is dat €1.000.

Check de voorwaarden van je grootste leveranciers. Als je cashflow het toelaat, is snelle betaling met korting vaak voordeliger dan 30 dagen wachten.

De inhoudingsplicht (bij onderaannemers)

Bij elke betaling aan een onderaannemer: check of hij in orde is met de RSZ en de fiscus. Dat doe je via socialsecurity.be (RSZ) en minfin.fgov.be (fiscus). Als de onderaannemer schulden heeft, houd je 35% van het factuurbedrag in en stort je dat door aan de RSZ of fiscus.

Dit vergeten kan je duur komen te staan. Je wordt hoofdelijk aansprakelijk voor de schulden van je onderaannemer.

Het jaaroverzicht

Aan het einde van het jaar wil je weten: hoeveel heb je uitgegeven per leverancier, per categorie, en per project. Dat overzicht helpt je bij het onderhandelen (als je €30.000 per jaar uitgeeft bij Bouwpoint, heb je onderhandelingsruimte voor korting), bij het budgetteren (hoeveel materiaal gebruik je gemiddeld per projecttype), en bij de belastingaangifte.

In Enfin wordt dit automatisch bijgehouden. Per leverancier zie je alle facturen, betalingen en openstaande bedragen. Per project zie je de leverancierskosten. Per categorie zie je de totalen.

Of je het nu met software doet of met een spreadsheet: het overzicht hebben is het verschil tussen reactief betalen en proactief je cashflow beheren.