Offerte aanvaard door de klant? Zo start je het project automatisch

De klant heeft getekend. Nu begint het echte werk. Maar eerst moet je de offerte omzetten naar een project, de planning maken, en de ploeg informeren. Dat kan sneller.

📋 Samenvatting: De overgang van offerte naar project is waar de meeste informatie verloren gaat — en verloren informatie kost geld. De ideale flow: offerte-posten worden automatisch projectitems met beschrijving, budget en kostprijs, zodat je altijd weet wat je hebt aangeboden, wat al uitgevoerd is, en wat al gefactureerd is.

Het moment dat een klant je offerte aanvaardt, is een goed moment. Maar wat er daarna gebeurt bij de meeste aannemers is minder goed: de offerte gaat in een map, de projectinfo wordt opnieuw ingetikt in een ander systeem (of in je hoofd), en de planning wordt gemaakt op basis van een vaag geheugen van wat je hebt aangeboden.

Die overgang van offerte naar project is waar de meeste informatie verloren gaat. En verloren informatie kost geld.

Wat er typisch misgaat

De offerte bevat alle details: welke werken, welk materiaal, welke hoeveelheden, welke prijs. Maar als je het project opstart, werk je vaak vanuit een verkorte versie. "Badkamerrenovatie bij Peeters." Niet: "Uitbreken bestaande badkamer, verleggen afvoer, plaatsen inloopdouche 90x120 Grohe Rainshower, betegelen 28m² wand + 8m² vloer, plaatsen Geberit Duofix."

Het gevolg: je ploegbaas op de werf werkt met een vage opdracht. Of je vergeet materiaal te bestellen. Of je factureert aan het einde van het project op basis van je geheugen in plaats van op basis van de offerte.

De ideale flow

Klant accepteert offerte. De offerte-posten worden automatisch projectitems. Elk projectitem heeft een beschrijving, hoeveelheid, verkoopprijs en kostprijs. Het project heeft een klant, een adres (overgenomen van de klant of de offerte), en een link naar de originele offerte.

Vanuit daar plan je: wanneer begint het project, welke ploeg, welke materialen moeten besteld worden? De projectitems uit de offerte worden je checklist.

Tijdens het project houd je per item bij of het uitgevoerd is. Aan het einde selecteer je de afgewerkte items en genereert een factuur. De factuur verwijst naar de offerte en het project. Alles is traceerbaar.

Hoe werkt dit in Enfin?

In Enfin wordt een aanvaarde offerte met één klik omgezet in een project. De lijnartikelen uit de offerte worden projectitems, inclusief beschrijving, aantallen, verkoopprijs en kostprijs.

Het project krijgt automatisch de klantgegevens en het adres uit de offerte. De GPS-coördinaten worden opgezocht voor de werflocatie. De offerte blijft gekoppeld: je kan altijd terug naar wat er oorspronkelijk is aangeboden.

Vanuit het project kan je taken aanmaken per fase, ploegen toewijzen, en de voortgang bijhouden. De mobiele app toont de ploegbaas wat er vandaag moet gebeuren op basis van de planning.

Bij facturatie selecteer je welke projectitems afgewerkt zijn. Enfin maakt de factuur aan met de juiste bedragen, btw-tarieven en klantgegevens. De factuur verwijst naar het project en de originele offerte. Eén doorlopende keten van offerte tot betaling.

Wat als je geen software wil?

Dan kan je hetzelfde principe toepassen met een gedeeld document. Een Google Sheets per project, met de offerte-posten als rijen, en kolommen voor: status (gepland, in uitvoering, afgewerkt), datum afwerking, gefactureerd ja/nee.

Het kost meer tijd dan software, maar het is beter dan niets. Het punt is niet het gereedschap, het punt is de flow: offerte-informatie mag niet verloren gaan bij de overgang naar het project.

De winst

Als je offerte-posten direct projectitems worden, heb je altijd een antwoord op deze vragen:

Wat hebben we aangeboden? Open het project, bekijk de offerte. Wat is al uitgevoerd? Check de status per item. Wat is al gefactureerd? Ziet je per item. Zitten we binnen budget? Vergelijk werkelijke uren en kosten met de offerte.

Dat overzicht is het verschil tussen een project dat rendabel afloopt en eentje waar je achteraf ontdekt dat je €3.000 bent vergeten te factureren.

De klant heeft getekend. Maak daar het meeste van.