Voorschotfacturen en deelfacturatie bij grote bouwprojecten

Een verbouwing van €40.000 en je wacht tot het einde om te factureren? Dan financier je het project uit eigen zak. Zo regel je voorschotfacturen en deelfacturatie correct.

📋 Samenvatting: Bij grote bouwprojecten voorkom je cashflowproblemen door voorschotfacturen (30% bij aanvaarding) en vorderingsstaten per afgeronde fase. Dit artikel legt het verschil uit, toont een concrete facturatiestructuur voor een dakrenovatie van €25.000, en waarschuwt voor de btw-valkuil: btw op voorschotten is verschuldigd bij facturatie, niet bij uitvoering.

Bij kleine klussen van een dag of twee factureer je na afloop. Logisch. Maar bij projecten die weken of maanden duren, is dat financiële zelfmoord. Je koopt materiaal voor, betaalt je werknemers of onderaannemers, en draagt btw af op je aankopen. Ondertussen wacht je op het einde van het project om te factureren.

De oplossing is voorschotfacturen en vorderingsstaten. De meeste aannemers gebruiken het, maar niet iedereen doet het correct.

Voorschotfactuur vs vorderingsstaat

Een voorschotfactuur vraag je vóór aanvang van de werken. Typisch bij aanvaarding van de offerte. Het is een vast percentage van het totaalbedrag, ongeacht hoeveel werk er al gedaan is.

Een vorderingsstaat (of deelfactuur) stuur je tijdens het project, gebaseerd op de werkelijk uitgevoerde werken. Na elke fase factureer je wat er afgewerkt is.

In de praktijk combineren de meeste aannemers beide: een voorschot bij start, vorderingsstaten onderweg, en een saldofactuur bij oplevering.

Hoeveel voorschot is normaal?

In België is 30% voorschot bij aanvaarding gangbaar voor particuliere verbouwingen. Bij grotere projecten (€100.000+) zie je soms 20%. Bij kleine klussen (onder €5.000) is een voorschot minder gebruikelijk.

Er is geen wettelijk maximum voor voorschotten bij aanneming. Maar let op: bij consumentencontracten (B2C) mag je geen voorschot vragen dat onredelijk hoog is. 50% voorschot op een project van €80.000 kan als onredelijk beschouwd worden. 30% is de veilige norm.

Een typische facturatiestructuur

Neem een dakrenovatie van €25.000 excl. btw (€26.500 incl. 6% btw).

Factuur 1: voorschot bij aanvaarding. 30% = €7.950 incl. btw. Dit dekt je materiaalinkoop.

Factuur 2: vorderingsstaat na afbraak en onderdak. De werken zijn voor 40% gevorderd. 40% van €26.500 = €10.600, min het reeds gefactureerde voorschot van €7.950 = factuur van €2.650.

Factuur 3: vorderingsstaat na plaatsing dakpannen en isolatie. De werken zijn voor 80% gevorderd. 80% van €26.500 = €21.200, min reeds gefactureerd €10.600 = factuur van €10.600.

Factuur 4: saldofactuur bij oplevering. Resterende 20% = €5.300.

Op elke factuur vermeld je het totale projectbedrag, het reeds gefactureerde bedrag, en het saldo dat nog openstaat. Zo heeft de klant altijd overzicht.

De btw op voorschotten

Hier maken veel aannemers fouten. De btw op een voorschotfactuur is verschuldigd op het moment van facturatie, niet op het moment van uitvoering. Als je in januari een voorschot factureert van €7.950 (waarvan €450 btw), moet je die €450 opnemen in je btw-aangifte van het eerste kwartaal, ook als de werken pas in maart starten.

Dit geldt voor alle facturen: het facturatietijdstip bepaalt wanneer de btw verschuldigd is. Niet het tijdstip van de werken.

Wanneer factureer je de vorderingsstaat?

Na elke afgeronde fase is de norm. Wat een "fase" is, spreek je af in je offerte. Typische fases bij een renovatie:

Fase 1: afbraak en ruwbouw. Fase 2: technieken (elektriciteit, sanitair, verwarming). Fase 3: afwerking (bepleistering, tegels, schilderwerk). Fase 4: oplevering en finale opkuis.

Bij sommige projecten factureer je maandelijks, ongeacht de fase. Dat is gebruikelijk bij langdurige werken (meer dan 3 maanden) of bij overheidsopdrachten.

Wat zet je op een vorderingsstaat?

Een vorderingsstaat is een gewone factuur, maar met extra informatie:

Het totale aannemingsbedrag (uit de offerte). Het percentage vordering of de omschrijving van de uitgevoerde werken. Het reeds gefactureerde bedrag (vorige facturen). Het bedrag van deze factuur. Het resterende saldo.

Sommige aannemers voegen een korte beschrijving toe van de uitgevoerde werken per post uit de offerte. Dat is niet verplicht, maar het vermijdt discussies.

De saldofactuur en oplevering

De saldofactuur stuur je na oplevering. In de praktijk houdt de klant soms het saldo in tot alle opleverpunten afgewerkt zijn. Dat is zijn recht, als er effectief gebreken zijn.

Maak een opleverpuntlijst (punchlist) samen met de klant, werk de punten af, en factureer het saldo. Als de klant weigert te betalen zonder geldige reden, heb je je vorderingsstaten als bewijs dat de werken conform de offerte zijn uitgevoerd.

Tips voor een soepele cashflow

Factureer snel. Stuur de vorderingsstaat dezelfde week dat de fase is afgerond. Elke dag die je wacht, is een dag langer dat je op je geld wacht.

Stel korte betalingstermijnen in. 14 dagen is standaard bij vorderingsstaten. 30 dagen bij saldofacturen. Sommige aannemers werken met 8 dagen voor voorschotten.

Stuur betalingsherinneringen. Niet na 30 dagen, maar na 3 dagen over de vervaldatum. Vriendelijk maar consequent.

Gebruik je offerte als basis. Als je offerte per post is opgesteld (afbraak, sanitair, elektriciteit), kan je je vorderingsstaten op dezelfde posten baseren. Software als Enfin laat je rechtstreeks factureren vanuit je projectposten: je selecteert welke posten afgewerkt zijn, en de factuur wordt automatisch opgemaakt met de juiste bedragen en btw-tarieven.

De fout die je niet wil maken

Niet factureren uit beleefdheid. "Ik stuur de factuur wel als alles af is, dan is de klant niet gestoord." Klinkt aardig, maar het is slecht zakendoen. Je financiert het project van je klant met jouw geld. Als het project drie maanden duurt en je €30.000 aan materiaal en lonen hebt voorgeschoten, is dat €30.000 die niet op jouw rekening staat.

Factureer volgens afspraak, zonder excuses. De klant heeft ermee ingestemd bij aanvaarding van de offerte. Het is geen gunst, het is een contract.