Calculer les coûts d'un projet : suivi des heures, kilomètres et frais fixes

« Combien ce projet a-t-il réellement coûté ? » Si vous devez réfléchir plus de deux secondes avant de répondre, lisez la suite.

📋 En bref : Suivez trois types de coûts par projet — main-d'œuvre, matériaux et frais généraux — pour découvrir les tendances qui plombent votre rentabilité. Un suivi de 10 minutes par jour révèle par exemple que vos déplacements vers Bruxelles coûtent 400-600 € par projet, ou que vos devis de rénovation sont systématiquement trop serrés.

La plupart des entrepreneurs connaissent leur chiffre d'affaires. C'est la partie facile : vous additionnez vos factures. Mais les coûts par projet, c'est une autre histoire. Combien d'heures y avez-vous réellement consacrées ? Combien de kilomètres parcourus ? Combien de matériaux utilisés ?

Les trois types de coûts

Chaque projet de construction comporte trois types de coûts : main-d'œuvre, matériaux et frais généraux. L'astuce consiste à les suivre par projet plutôt que dans un seul pot commun.

La main-d'œuvre est la plus simple en théorie mais la plus complexe en pratique. Vos ouvriers ne travaillent pas toujours sur un seul projet par jour. Pieter travaille le matin sur le projet A et l'après-midi sur le projet B. Si vous ne suivez pas les heures par projet, vous ne savez pas combien chaque projet coûte réellement en main-d'œuvre.

Les matériaux, c'est plus facile quand vous passez de grosses commandes par projet. La livraison de 50 sacs de ciment pour le projet Rue de l'Église est claire. C'est plus compliqué pour les petits achats : un tube de silicone, un paquet de vis, un rouleau de ruban adhésif. Ce genre de choses, vous les achetez souvent pour plusieurs projets à la fois.

Les frais généraux englobent tout ce qui n'est pas directement de la main-d'œuvre ou du matériel : frais de déplacement, location de conteneur, usure de l'outillage, assurances, frais de bureau. Certains peuvent être attribués par projet (conteneur pour le projet X), d'autres sont répartis sur tous les projets (loyer du bureau).

Suivi des heures

Le minimum : noter par ouvrier et par jour sur quel projet il a travaillé et combien d'heures. Pas après coup, mais le jour même. Plus vous attendez, moins c'est précis.

Le chef d'équipe peut le faire dans le cadre du rapport de chantier. « Présents : Pieter 8h, Youssef 8h, Kevin 4h (après-midi projet B). »

Multipliez les heures par le coût horaire (salaire + ONSS + frais généraux) et vous obtenez les coûts de main-d'œuvre par projet.

Dans Enfin, les ouvriers enregistrent leurs heures par tâche via l'application mobile. Le système calcule automatiquement le coût de main-d'œuvre sur base de leur coût horaire.

Suivi des kilomètres

Les frais de déplacement sont souvent oubliés. Mais si vous parcourez chaque jour 60 kilomètres aller-retour vers un chantier, à 0,40 €/km (carburant + usure), cela fait 24 € par jour. Sur un projet de 20 jours, c'est 480 € de déplacement qui ne sont comptabilisés nulle part.

La méthode la plus simple : notez chaque jour le kilométrage au départ et à l'arrivée. Ou utilisez une application qui enregistre automatiquement vos trajets.

Dans Enfin, vous pouvez enregistrer les kilomètres comme poste de projet avec un tarif au kilomètre. Le prix de revient et le prix de vente sont suivis séparément, pour que vous sachiez si vos frais de déplacement sont couverts.

Frais fixes par projet

Location de conteneur : par projet, facile à attribuer. Permis : par projet. Location de matériel (échafaudage, mini-pelle) : par projet.

L'usure de votre propre outillage est plus délicate. Une approche pratique : comptez un montant fixe par jour de projet en frais généraux. 15 à 25 € par jour couvrent l'usure du petit outillage. Pour les machines plus importantes (remorque, poste à souder) : calculez l'amortissement par jour d'utilisation.

Le système le plus simple

Un tableur par projet avec quatre colonnes : date, type (main-d'œuvre/matériaux/déplacement/frais généraux), description, montant. À remplir chaque jour. En fin de projet, vous additionnez le tout.

Comparez le total avec le montant de votre devis. La différence, c'est votre marge. Positive : bien. Négative : leçon pour le prochain devis.

Pourquoi ça vaut la peine

Un entrepreneur qui suit ses coûts par projet découvre des tendances.

« Les projets de peinture sont toujours rentables, les rénovations dérapent toujours. » Alors vous savez que vos devis de rénovation sont trop serrés.

« Les déplacements vers les clients à Bruxelles me coûtent 400 à 600 € par projet. » Alors vous savez qu'il faut facturer un supplément pour les clients bruxellois.

« Mon équipe de trois personnes me coûte 180 €/heure. Sur les projets de moins de 5 000 €, je ne fais aucun bénéfice. » Alors vous savez qu'il vaut mieux refuser les petits chantiers ou les facturer plus cher.

Sans suivi des coûts par projet, vous n'avez pas ces informations. Vous n'avez qu'un feeling. Et le feeling est un mauvais comptable.

Un logiciel comme Enfin automatise tout cela : heures, matériaux et frais sont suivis par projet. Vous voyez votre marge en temps réel. Mais même un tableur que vous mettez à jour 10 minutes par jour vous donne plus de visibilité que rien du tout.