Hoe bereid je je voor op een BTW-controle als aannemer?

De fiscus belt. Ze komen volgende week langs. Je hart slaat over. Dat hoeft niet, als je administratie in orde is.

📋 Samenvatting: Bij een btw-controle checkt de inspecteur vier dingen: factuurnummering, btw-tarieven met attesten, medecontractant-regeling en aftrekbare btw. Het duurste risico zijn ontbrekende 6%-attesten — bij 10 facturen van €5.000 zonder attest betaal je €7.500 na. De beste voorbereiding is een administratie die altijd in orde is, niet opkuisen als de controle eraan komt.

BTW-controles bij aannemers komen vaker voor dan bij andere sectoren. De bouw is een risicosector voor de fiscus: veel cash-transacties, complexe btw-tarieven, en de medecontractant-regeling. De inspectie weet waar de fouten zitten.

Wat ze controleren

De inspecteur kijkt naar vier dingen.

Factuurnummering. Zijn je factuurnummers opeenvolgend, zonder gaten? Een ontbrekend nummer wekt argwaan (mogelijk een niet-aangegeven factuur).

BTW-tarieven. Heb je het juiste tarief toegepast? Bij elke factuur aan 6% btw vraagt de inspecteur het attest. Geen attest? Dan betaal je het verschil met 21%.

De medecontractant-regeling. Heb je correct gefactureerd aan andere btw-plichtige aannemers? De vermelding moet op de factuur staan. En in je aangifte moet het in het juiste rooster staan (44 en 45).

Aftrekbare btw. Zijn je aankopen professioneel? Heb je bonnetjes en facturen als bewijs? Zijn privéuitgaven niet als bedrijfskosten geboekt?

Het attest-dossier

Dit is het gevoeligste punt. Elke factuur aan 6% btw moet gedekt zijn door een getekend attest van de klant. Het attest moet ondertekend zijn vóór aanvang van de werken.

Bij een controle vraagt de inspecteur een steekproef van je 6%-facturen. Per factuur wil hij het attest zien. Geen attest = 15% extra btw (verschil tussen 6% en 21%) plus intresten.

Bij 10 facturen aan 6% zonder attest, elk van €5.000, is dat 10 × €750 = €7.500 nabetaling. Plus intresten. Plus een mogelijke boete.

De fix: bewaar elk attest in je projectdossier. Digitaal gekoppeld aan de factuur. Controleer vóór het begin van de werken of het attest getekend is.

De voorbereiding

Als je weet dat er een controle aankomt (de inspectie kondigt dit doorgaans aan), check het volgende.

Factuurnummering: klopt de reeks? Open je facturatielijst en check of er geen gaten zijn. In software is dit automatisch correct. In Excel kan het misgaan.

Attesten: zijn ze er allemaal? Loop je 6%-facturen na en check of elk een getekend attest heeft.

Bonnetjes: zijn je aankoopfacturen en bonnetjes compleet? De inspecteur zal een steekproef nemen van je aftrekbare btw. Per bonnetje wil hij zien dat het professioneel is (niet je weekendboodschappen bij de Brico).

Bankuittreksels: matchen je verkoopfacturen met inkomende betalingen? De inspecteur kijkt of alle gefactureerde bedragen ook effectief ontvangen zijn.

Kloppende totalen: je btw-aangifte per kwartaal moet overeenstemmen met je facturen. Als je in Q1 €50.000 aan 21% hebt gefactureerd, moet rooster 03 €50.000 bevatten en rooster 54 €10.500 btw.

Tijdens de controle

De inspecteur komt op kantoor (of op een afgesproken locatie). Hij vraagt toegang tot je facturatie, je aankoopfacturen, en je btw-aangiftes.

Wees eerlijk. Als je weet dat er een fout in zit, meld het. Een spontane correctie wordt milder behandeld dan een fout die de inspecteur zelf ontdekt.

Geef alleen wat gevraagd wordt. De inspecteur hoeft je offertedossier niet te zien, tenzij hij ernaar vraagt. Hij hoeft je projectplanning niet te zien. Geef toegang tot de financiële administratie, niet tot je hele bedrijfsvoering.

Je boekhouder mag erbij zijn. En dat is aan te raden. Hij kent de technische details van de btw-aangifte en kan vragen van de inspecteur beantwoorden.

Na de controle

De inspecteur stelt een proces-verbaal op met zijn bevindingen. Als er fouten zijn, krijg je een voorstel tot regularisatie: het verschuldigde bedrag plus intresten, en eventueel een boete.

Je kan het voorstel aanvaarden of betwisten. Bij kleine fouten (een attest dat een week te laat is getekend) is het vaak verstandiger om te aanvaarden en door te gaan. Bij grotere bedragen kan het lonen om te betwisten via je boekhouder of een fiscaal advocaat.

De preventie

De beste voorbereiding op een controle is een administratie die altijd in orde is. Niet opkuisen als de controle eraan komt, maar dagelijks bijhouden.

Correcte factuurnummering (software doet dit automatisch). Attesten bij elke 6%-factuur (check vóór de werken beginnen). Bonnetjes scannen bij aankoop (niet per kwartaal). Medecontractant correct toepassen (per klant instellen in je software).

In Enfin is de btw-logica ingebouwd. Factuurnummering is automatisch opeenvolgend. Het btw-tarief wordt per project ingesteld. De medecontractant-vermelding verschijnt automatisch op facturen aan btw-plichtige aannemers. En het btw-overzicht per kwartaal klopt per definitie met de facturen.

Dat maakt een controle geen pretje, maar wel een stuk minder stressvol.