Peppol verplicht in België: wat moet je weten als aannemer?

E-facturatie via Peppol wordt stap voor stap verplicht in België. Wat betekent dat concreet als je een bouwbedrijf runt? En wat moet je nu al doen?

📋 Samenvatting: Vanaf 2026 moeten alle Belgische btw-plichtigen e-facturen via Peppol kunnen ontvangen, en tegen 2028 moet iedereen ook via Peppol versturen. Dit artikel legt uit wat Peppol is, wat de tijdlijn is, wat je nodig hebt (software + Peppol ID), en geeft een concreet stappenplan om je bedrijf klaar te maken.

Als aannemer heb je waarschijnlijk al gehoord van Peppol. Misschien via je boekhouder, misschien op een infosessie van Embuild of Bouwunie. De kans is groot dat je het hebt afgedaan als "weer iets nieuws waar ik later wel naar kijk." Dat later is nu wel aan het komen.

Wat is Peppol, in gewone mensentaal?

Peppol is een netwerk waarmee bedrijven en overheden elektronische facturen naar elkaar kunnen sturen. Niet een PDF in een e-mail, maar een gestructureerd bestand dat de computer van de ontvanger direct kan inlezen.

Vergelijk het met het verschil tussen een brief en een bankverrichting. Een brief (PDF) moet iemand openmaken en manueel verwerken. Een bankverrichting (Peppol) wordt automatisch door het systeem herkend en geboekt.

Het Peppol-netwerk werkt een beetje zoals e-mail. Je hebt een provider nodig (een "Access Point") die jouw factuur verstuurt naar het Access Point van je klant. Net zoals je Gmail-account een e-mail stuurt naar iemand met Outlook. De factuur zelf is opgemaakt in een vast formaat dat UBL heet, zodat elk systeem hem kan lezen.

De tijdlijn: wat is al verplicht, wat komt eraan?

De Belgische overheid rolt e-facturatie gefaseerd uit.

Sinds 2024: B2G is al verplicht. Als je werkt voor een overheidsdienst, een gemeente, een OCMW, een school of een ziekenhuis, dan moet je al factureren via Peppol. In de praktijk accepteren veel overheidsdiensten nog PDF's, maar officieel is Peppol het kanaal.

2026: B2B wordt verplicht. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtigen e-facturen kunnen ontvangen via Peppol. Dat betekent dat ook jij als aannemer klaar moet zijn om Peppol-facturen te ontvangen, zelfs als je ze zelf nog niet verstuurt.

Gefaseerd: versturen wordt ook verplicht. De exacte timing hangt af van je omzet en bedrijfsgrootte. Grotere bedrijven eerst, kleinere later. De verwachting is dat tegen 2028 elke btw-plichtige in België via Peppol moet factureren.

Wat verandert er concreet voor jou?

Als je vandaag je facturen maakt in Word of Excel, print en per post verstuurt (of als PDF mailt), dan verandert er nogal wat.

Je facturatiesoftware moet UBL-bestanden kunnen genereren. Dat is het XML-formaat dat Peppol gebruikt. Een UBL-factuur bevat dezelfde informatie als een papieren factuur (klantgegevens, btw-nummer, bedragen, btw-tarief), maar dan in een gestructureerd formaat dat een computer direct kan verwerken.

Je hebt een Peppol Access Point nodig. Dat is de dienst die je factuur effectief verstuurt over het Peppol-netwerk. De meeste facturatiesoftware heeft dit ingebouwd of werkt samen met een Access Point.

Je klanten die ook op Peppol zitten, ontvangen je factuur automatisch in hun boekhoudsoftware. Geen mailbox die overloopt, geen facturen die zoekraken, geen manuele invoer.

UBL: wat zit er in zo'n e-factuur?

UBL staat voor Universal Business Language. Het is een XML-standaard, wat betekent dat het een tekstbestand is met vaste labels voor elk gegeven.

In een UBL-factuur vind je dezelfde elementen als op een papieren factuur, maar machineleesbaar: je bedrijfsnaam en btw-nummer, het btw-nummer van de klant, factuurnummer en datum, elke factuurregel met omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs en btw-tarief, het totaalbedrag, en de betalingsgegevens.

Het verschil met een PDF is dat een computer elk veld apart kan lezen. De boekhouder van je klant hoeft de factuur niet meer manueel over te tikken. Het systeem herkent automatisch dat factuurregel 3 een bedrag van €2.800 is met 6% btw.

Wat heb je nodig om Peppol-klaar te zijn?

Concreet heb je twee dingen nodig.

Ten eerste: software die UBL kan genereren. De meeste moderne facturatietools in België ondersteunen dit al. Billit, Teamleader, Exact Online, en ook Enfin hebben Peppol-ondersteuning ingebouwd. Als je nog factureert in Word of Excel, dan is dit het moment om over te stappen.

Ten tweede: een Peppol ID. Dit is je identificatie op het Peppol-netwerk, meestal gebaseerd op je btw-nummer. Je facturatiesoftware regelt dit voor je, of je registreert je via een Peppol Access Point.

Wat kost het?

De kosten variëren, maar zijn voor de meeste aannemers beperkt.

Als je al facturatiesoftware gebruikt die Peppol ondersteunt, is de kost vaak inbegrepen in je abonnement of een klein supplement van €5 tot €15 per maand.

Als je een standalone Access Point gebruikt, betaal je per verstuurde factuur. Reken op €0,20 tot €0,50 per factuur. Bij 30 facturen per maand is dat €6 tot €15.

Als je nog helemaal geen software hebt, dan is de overstap naar facturatiesoftware de grootste kost. Reken op €20 tot €60 per maand voor een pakket dat geschikt is voor een kleine aannemer.

Wat als je het negeert?

Op dit moment zijn de sancties voor B2B nog niet scherp gesteld. Maar de richting is duidelijk: Peppol wordt de standaard.

Bij B2G (overheidsopdrachten) kan het al concrete gevolgen hebben. Sommige overheidsdiensten weigeren niet-elektronische facturen of verwerken ze met vertraging. Dat betekent later betaald worden.

Vanaf 2026 moet je als btw-plichtige in staat zijn om e-facturen te ontvangen. Als een leverancier je een Peppol-factuur stuurt en je kan die niet ontvangen, dan is dat jouw probleem.

Op termijn worden niet-elektronische facturen waarschijnlijk niet meer aanvaard als geldig fiscaal document. De FOD Financiën stuurt duidelijk aan op volledige digitalisering.

Stap voor stap: hoe begin je?

Stap 1: Check je huidige situatie. Gebruik je al facturatiesoftware? Check of die Peppol ondersteunt. De meeste grote pakketten doen dit al. Is het een optie die je moet activeren? Doe dat.

Stap 2: Registreer je Peppol ID. Dit gaat via je softwareprovider of rechtstreeks bij een Access Point. In België zijn Hermes, Basware, en Unifiedpost bekende Access Points. Je hebt je btw-nummer nodig en een paar minuten.

Stap 3: Test met een factuur. Stuur een testfactuur naar een klant die al op Peppol zit, of naar jezelf als je twee btw-nummers hebt. Check of alles correct doorkomt: bedragen, btw-tarieven, klantgegevens.

Stap 4: Informeer je klanten. Laat je vaste klanten weten dat je voortaan e-facturen verstuurt. Klanten die nog geen Peppol hebben, krijgen gewoon nog een PDF. Het ene sluit het andere niet uit.

Stap 5: Verwittig je boekhouder. Die kan meteen de inkomende e-facturen verwerken zonder manuele invoer. De meeste boekhouders staan te springen om dit te horen.

En als je klant geen Peppol heeft?

Dan verandert er niets voor die klant. Je stuurt gewoon een PDF per mail, zoals je altijd hebt gedaan. Peppol is een extra kanaal, geen vervanging. Pas wanneer het wettelijk verplicht wordt voor alle btw-plichtigen om e-facturen te ontvangen, moet iedereen mee.

In de tussentijd is het een bonus. Klanten die op Peppol zitten, ontvangen je factuur sneller, verwerken hem automatisch, en betalen gemiddeld sneller. Uit cijfers van Graydon blijkt dat e-facturen gemiddeld 8 dagen sneller betaald worden dan papieren of PDF-facturen.

De praktische realiteit

Laten we eerlijk zijn: als je een kleine aannemer bent met 10 facturen per maand, voelt Peppol als overkill. Maar de wetgeving komt er, of je wil of niet. Het verschil is of je nu rustig overschakelt of straks in paniek moet omschakelen.

Software zoals Enfin ondersteunt Peppol als gecertificeerd Access Point. Je factuur wordt rechtstreeks vanuit het systeem verstuurd, zonder tussenstappen. Je hoeft je geen zorgen te maken over UBL-formaten of Access Points: dat regelt de software.

Of je nu met Enfin werkt of met een ander pakket: de boodschap is dezelfde. Check of je software Peppol-klaar is, activeer het, en je bent vertrokken. Over een jaar ben je blij dat je het nu hebt gedaan.