Digitale facturen versturen via Peppol: stap voor stap

Je hebt gehoord dat Peppol verplicht wordt. Je weet dat het iets met e-facturatie te maken heeft. Maar hoe verstuur je nu eigenlijk zo'n factuur? Hier is de praktische gids.

📋 Samenvatting: Een praktische handleiding om je eerste Peppol-factuur te versturen in 5 stappen: activeer Peppol in je software, check of je klant geregistreerd is, maak je factuur aan zoals altijd, verstuur via Peppol, en bewaar het UBL-bestand. Een papieren factuur kost je €5,30 per stuk — een Peppol-factuur €0 tot €0,50.

Dit artikel is geen herhaling van "wat is Peppol." Dat hebben we al uitgelegd. Dit is de praktische gids: hoe ga je van je huidige manier van factureren naar Peppol, stap voor stap.

Voordat je begint: wat heb je nodig?

Twee dingen. Facturatiesoftware die UBL-facturen kan genereren, en een Peppol Access Point dat de factuur verstuurt.

Bij de meeste moderne software is het Access Point ingebouwd. Enfin, Billit en Exact Online hebben hun eigen Access Point. Je hoeft geen apart contract af te sluiten.

Als je software geen ingebouwd Access Point heeft, kan je een externe provider gebruiken. Unifiedpost, Basware en Hermes zijn de bekendste in België. De kost is €0,20 tot €0,50 per factuur.

Stap 1: Activeer Peppol in je software

Open je facturatiesoftware en ga naar de instellingen. Zoek naar "Peppol", "e-facturatie" of "elektronische facturen." Bij de meeste tools is het een schakelaar die je aanzet.

Je wordt gevraagd om je btw-nummer te bevestigen. Dat wordt je Peppol ID: een unieke identificatie op het netwerk, gebaseerd op je btw-nummer met het prefix 0208: (voor België).

De registratie duurt bij sommige tools een paar minuten, bij andere een dag. Eenmalig.

Stap 2: Check of je klant op Peppol zit

Niet elke klant is al geregistreerd op het Peppol-netwerk. Overheidsdiensten wel (het is verplicht voor hen). Grotere bedrijven steeds vaker. Kleine zelfstandigen meestal nog niet.

Je kan dit checken via de Peppol Directory (directory.peppol.eu) of via je software. Voer het btw-nummer van je klant in, en het systeem toont of ze een Peppol ID hebben.

Als de klant niet op Peppol zit, stuur je gewoon een PDF per mail. Geen stress. De meeste software doet dit automatisch: Peppol als het kan, PDF als het niet kan.

Stap 3: Maak je factuur aan zoals altijd

Er verandert niets aan hoe je de factuur opmaakt. Dezelfde klantgegevens, dezelfde posten, dezelfde btw-berekening. De software zet alles om naar het UBL-formaat op de achtergrond.

Wel belangrijk: zorg dat je klantgegevens correct zijn. Het btw-nummer van je klant moet kloppen, want het Peppol-netwerk gebruikt dat om de factuur te routeren. Een tikfout in het btw-nummer en de factuur komt niet aan.

Stap 4: Verstuur

In je software kies je bij het versturen voor "Peppol" of "e-factuur." De software genereert het UBL-bestand, stuurt het naar je Access Point, en het Access Point levert het af bij de klant.

De klant ontvangt de factuur in zijn boekhoudsoftware of via het platform van zijn Access Point. Hij hoeft niets manueel over te tikken. Alle gegevens staan in de juiste velden.

Jij krijgt een bevestiging dat de factuur is afgeleverd. Bij sommige tools zie je ook wanneer de factuur geopend is.

Stap 5: Bewaar het bewijs

Het UBL-bestand is je factuur. Bewaar het, net als je PDF-facturen. De Belgische bewaarplicht voor facturen is 7 jaar (10 jaar voor onroerend goed). Je software slaat dit normaal automatisch op, maar check of je een backup hebt.

Veelvoorkomende problemen

De klant ontvangt de factuur niet. Meestal een fout btw-nummer. Check het nummer, corrigeer het, en stuur opnieuw. Als het nummer correct is maar de klant geen Peppol-registratie heeft, stuur dan een PDF.

De factuur wordt geweigerd. Dit kan als het UBL-bestand niet aan de norm voldoet. Ontbrekende velden (geen factuurdatum, geen btw-nummer) of een ongeldig btw-tarief. Je software zou dit moeten afvangen voordat de factuur verstuurd wordt.

De klant zegt "ik heb niets ontvangen." Vraag of zijn Access Point operationeel is. Soms staan e-facturen in een aparte inbox die de klant nog niet gecheckt heeft. Stuur in dat geval ook een PDF per mail als backup.

Creditnota's via Peppol. Werken hetzelfde als facturen. Je maakt een creditnota aan in je software, kiest Peppol als kanaal, en het wordt verstuurd. Het UBL-formaat ondersteunt creditnota's.

De kosten in perspectief

Per Peppol-factuur betaal je €0 tot €0,50, afhankelijk van je softwarepakket. Bij de meeste tools is het inbegrepen in het abonnement.

Vergelijk dat met de kost van een papieren factuur: print (€0,10), envelop (€0,05), postzegel (€1,15), en de tijd om te printen, vouwen en posten (5 minuten = €4 aan je uurtarief). Een papieren factuur kost je €5,30. Een Peppol-factuur kost €0 tot €0,50.

Bij 30 facturen per maand bespaar je €144 tot €159 per maand. Plus de tijd die je boekhouder bespaart op manuele invoer, wat zich vertaalt in een lagere boekhoudfactuur.

Voor overheidsopdrachten

Als je werkt voor een gemeente, een school, een OCMW of een andere overheidsdienst, is Peppol al verplicht. De meeste overheidsdiensten in België gebruiken het Mercurius-platform van de FOD BOSA om e-facturen te ontvangen.

Je hoeft daar niets speciaals voor te doen. Je stuurt je Peppol-factuur naar het btw-nummer van de overheidsdienst, en het Peppol-netwerk routeert de factuur naar Mercurius. De overheidsdienst ontvangt hem in hun systeem.

Tip: sommige overheidsdiensten vereisen een specifieke referentie op de factuur (bestelbonnummer of dossiernummer). Vermeld dat in het referentieveld van je factuur. Als dat ontbreekt, wordt de factuur soms niet verwerkt.

De conclusie is kort

Peppol is niet moeilijk. Het is een kwestie van je software instellen, je klantgegevens checken, en op een andere knop drukken bij het versturen. De factuur zelf maak je exact zoals je altijd doet.

Het verschil zit in de verwerking aan de andere kant: sneller, foutloos, en automatisch. Dat betekent sneller betaald worden. En daar doe je het voor.