UBL-facturen: wat zijn ze en hoe maak je ze aan?

UBL klinkt als een afkorting die je niet hoeft te kennen. Maar als Peppol verplicht wordt, moet je facturatiesoftware UBL kunnen genereren. Hier is wat het is, in gewone taal.

📋 Samenvatting: UBL is een gestructureerd XML-formaat waarmee computers factuurgegevens foutloos kunnen verwerken — anders dan een PDF die alleen voor mensen leesbaar is. Je hoeft er zelf niets mee te doen: je facturatiesoftware genereert UBL automatisch op de achtergrond. Met de Belgische e-facturatieplicht wordt UBL-ondersteuning een must-have.

UBL staat voor Universal Business Language. Het is een standaard voor elektronische bedrijfsdocumenten: facturen, creditnota's, bestelbonnen. In de context van e-facturatie in België gaat het over UBL-facturen: facturen in een gestructureerd XML-formaat dat computers direct kunnen verwerken.

XML? Wat?

Een XML-bestand is een tekstbestand met labels. Elk gegeven heeft een label dat zegt wat het is.

In een PDF staat "€10.176" ergens op de pagina. Een computer weet niet of dat het totaalbedrag is, het btw-bedrag, of het factuurnummer. Een mens leest de context en begrijpt het. Een computer niet.

In een UBL-factuur staat hetzelfde bedrag zo: <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">10176.00</cbc:PayableAmount>. De computer weet: dit is het te betalen bedrag, in euro. Geen gokwerk.

Wat zit er in een UBL-factuur?

Dezelfde informatie als op een papieren factuur, maar gestructureerd.

De header: factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, valuta, en het documenttype (factuur of creditnota).

De leverancier: jouw bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en bankgegevens.

De klant: bedrijfsnaam, adres en btw-nummer.

De factuurregels: per regel een omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs, btw-tarief en totaal.

De btw-samenvatting: totaal per tarief (6%, 12%, 21%).

De totalen: subtotaal exclusief btw, totaal btw, totaal inclusief btw.

De betalingsgegevens: IBAN, gestructureerde mededeling, betalingstermijn.

Hoe maak je een UBL-factuur aan?

Je maakt ze niet handmatig aan. Dat zou als het schrijven van HTML-code met de hand: technisch mogelijk maar totaal onpraktisch.

Je facturatiesoftware doet het voor je. Je maakt een factuur aan zoals altijd (klant, posten, bedragen, btw) en de software genereert op de achtergrond het UBL-bestand.

Bij het versturen via Peppol wordt het UBL-bestand automatisch meegestuurd. Bij het versturen per mail kan je het UBL-bestand als bijlage meesturen naast de PDF.

Je hoeft nooit een UBL-bestand te openen of te lezen. Het is een technisch formaat voor machines, niet voor mensen.

Welke standaard?

In België wordt de PEPPOL BIS Billing 3.0 standaard gebruikt. Die is gebaseerd op de Europese norm EN 16931. Elk UBL-bestand dat aan deze norm voldoet, wordt geaccepteerd door het Peppol-netwerk en door de Belgische overheid.

Je softwareprovider zorgt ervoor dat de gegenereerde UBL-bestanden aan de norm voldoen. Je hoeft er zelf niets voor te doen.

UBL vs PDF

Een PDF is voor mensen. Mooi opgemaakt, leesbaar, printbaar. Maar een computer kan er weinig mee: om de gegevens eruit te halen moet je OCR (tekstherkenning) gebruiken, wat fouten oplevert.

Een UBL-bestand is voor computers. Niet leesbaar voor mensen (tenzij je van XML houdt), maar perfect verwerbaar door software.

De ideale situatie: beide. Een PDF voor de klant die het wil lezen, en een UBL-bestand voor het systeem van de klant dat het wil verwerken. De meeste software genereert beide tegelijk.

Wat je moet doen

Niets, als je software Peppol ondersteunt. Het UBL-bestand wordt automatisch gegenereerd en verstuurd. Je hoeft er niet over na te denken.

Als je software geen Peppol ondersteunt, check of er een update beschikbaar is, of overweeg om te switchen. Met de Belgische verplichting rond e-facturatie wordt UBL-ondersteuning een must-have, geen nice-to-have.

In Enfin wordt elke factuur automatisch als UBL gegenereerd. Bij Peppol-verzending gaat het UBL-bestand over het netwerk. Bij e-mailverzending wordt de PDF verstuurd met het UBL-bestand als bijlage. Je hoeft er niets voor te doen.