Enfin facturatie: alles wat je aannemer-boekhouder blij maakt

Je boekhouder klaagt over je aanlevering. Je bezorgt schoenendozen vol bonnetjes, Excel-bestanden met fouten, en facturen zonder structuur. Hier is hoe Enfin dat oplost.

📋 Samenvatting: Enfin bespaart je boekhouder 3-4 uur per kwartaal door automatische factuurnummering, btw-uitsplitsing per tarief, AI-gestuurde bonherkenning, bankaflettering en directe boekhouder-toegang. De medecontractant-regeling wordt per klant ingesteld en automatisch correct toegepast. Resultaat: minder correcties, lagere boekhoudfactuur, en geen schoenendozen meer.

Boekhouders van aannemers hebben het niet makkelijk. De meeste bouwbedrijven zijn goed in bouwen en slecht in administratie. Het is geen onwil, het is een gebrek aan systeem. En de boekhouder merkt dat elk kwartaal.

Dit artikel is voor twee doelgroepen: aannemers die hun boekhouder blij willen maken, en boekhouders die hun aannemer-klanten willen overtuigen om een systeem te gebruiken.

Wat boekhouders nodig hebben

Elk kwartaal heeft je boekhouder dezelfde dingen nodig voor je btw-aangifte.

Al je verkoopfacturen, met correcte nummering, btw-uitsplitsing per tarief, en klantgegevens. Al je aankoopfacturen en bonnetjes, liefst gedigitaliseerd en gecategoriseerd. Een overzicht van openstaande vorderingen (wie moet jou nog betalen). Een overzicht van openstaande schulden (wie moet jij nog betalen). Bankuittreksels om alles af te letteren.

Als je dit aanlevert in een schoenendoos met papieren, besteedt je boekhouder uren aan het sorteren, invoeren en controleren. Dat betaal je per uur.

Hoe Enfin dit aanpakt

Enfin is gebouwd met de samenwerking met de boekhouder in gedachten. Concreet:

Verkoopfacturen worden automatisch genummerd. Opeenvolgend, zonder gaten. Per factuur is het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal duidelijk zichtbaar. Je boekhouder kan de facturen exporteren in een formaat dat zijn boekhoudsoftware inleest: CSV, UBL, of via directe koppeling.

Btw-uitsplitsing per kwartaal. Enfin berekent automatisch de totale omzet per btw-tarief (6%, 12%, 21%, medecontractant). Je boekhouder opent het overzicht en heeft de cijfers voor de btw-aangifte.

Aankoopfacturen en bonnetjes. Je scant een bonnetje met je smartphone. De AI leest het bedrag, de leverancier, de datum en het btw-bedrag uit. Het bonnetje wordt gekoppeld aan een project (als het projectgerelateerd is) en gecategoriseerd. Je boekhouder ziet alles digitaal, gesorteerd, en doorzoekbaar.

Bankaflettering. Enfin koppelt met je bankrekening via Powens. Inkomende betalingen worden automatisch gematcht met openstaande facturen. Uitgaven worden voorgesteld als match bij je aankoopfacturen. De boekhouder hoeft alleen de matches te bevestigen in plaats van alles manueel uit te zoeken.

Openstaande vorderingen en schulden. Eén scherm toont alle facturen die nog niet betaald zijn, met vervaldata en duur van de achterstand. De boekhouder ziet in een oogopslag de ouderdomsanalyse van je debiteurensaldo.

Wat de boekhouder bespaart

Een gemiddelde aannemer met 30 facturen per maand en 50 aankoopbonnetjes kost een boekhouder zonder systeem circa 4-6 uur per kwartaal aan invoer en controle. Met een systeem als Enfin daalt dat naar 1-2 uur. Dat is een besparing van €200-400 per kwartaal op je boekhoudfactuur.

Daarnaast: minder correcties. Geen foute btw-tarieven die achteraf hersteld moeten worden. Geen ontbrekende factuurnummers. Geen bonnetjes die kwijt zijn.

De medecontractant-regeling

Specifiek voor de bouw: als je factureert aan een andere btw-plichtige aannemer, moet je de medecontractant-regeling toepassen. Geen btw op de factuur, met de vermelding "Btw verlegd, artikel 20 KB nr. 1."

In Enfin stel je per klant in of de medecontractant-regeling van toepassing is. Alle facturen naar die klant worden automatisch zonder btw opgemaakt, met de correcte vermelding. Je kan het niet vergeten.

Je boekhouder ziet in de btw-export welke facturen onder de medecontractant-regeling vallen. Dat maakt de btw-aangifte (rooster 44 en 45) correct zonder manueel zoekwerk.

Peppol en de boekhouder

Met Peppol verstuurt Enfin je facturen als gestructureerde e-facturen. Je klant ontvangt ze automatisch in zijn boekhoudsoftware. Maar het werkt ook andersom: als je leveranciers jou Peppol-facturen sturen, komen die rechtstreeks in Enfin binnen. Je boekhouder kan ze direct verwerken.

De volledige keten wordt dan: leverancier stuurt Peppol-factuur naar Enfin, Enfin matcht met een banktransactie, boekhouder bevestigt. Geen papier, geen PDF, geen manuele invoer.

Boekhouder-toegang

Je kan je boekhouder uitnodigen als gebruiker in Enfin met beperkte rechten. Hij of zij ziet de financiële gegevens (facturen, onkosten, btw-overzichten, bankaflettering) maar niet je CRM, projecten of werfverslagen.

Dat betekent dat je boekhouder zelf de cijfers kan ophalen wanneer nodig, zonder dat jij er iets voor hoeft te doen. Geen mailtjes met "kan je me de facturen van Q1 doorsturen?"

De boodschap voor je boekhouder

Als je dit artikel leest als aannemer: stuur het door naar je boekhouder. Of beter: nodig je boekhouder uit voor een demo. Boekhouders zijn vaak de drijvende kracht achter de overstap naar software, omdat zij de dagelijkse pijn voelen van slechte administratie.

En als je boekhouder dit leest: dit is het systeem waar je je aannemer-klanten op wil krijgen. Correcte nummering, automatische btw-uitsplitsing, digitale bonnetjes, en exports die je direct kan inlezen. Minder correcties, minder telefoontjes, minder frustratie.

De tijd die je bespaart per klant per kwartaal, kan je besteden aan advies in plaats van invoer. En dat is waar de waarde van een goede boekhouder zit.